نوشتن ایمیل و نامه‌ی اداری: قالبی که هر بار جواب می‌دهد

نامه‌ی اداری و ایمیل رسمی جایی است که هوش مصنوعی واقعاً وقت آدم را پس می‌دهد — به شرط اینکه ورودی درست بدهید. این قالب پرامپت را ذخیره کنید و هر بار فقط جاهای خالی را پر کنید: «یک ایمیل رسمی بنویس. گیرنده: [مدیر واحد پشتیبانی یک شرکت نرم‌افزاری — نسبت من: مشتری سازمانی] هدف در یک جمله: [پیگیری تیکت شماره‌ی ... که ده روز بی‌پاسخ مانده] نکاتی که باید حتماً بیاید: [تاریخ ثبت تیکت، تأثیر مشکل بر کار تیم، درخواست مهلت مشخص برای پاسخ] لحن: [محترمانه اما قاطع] طول: حداکثر ۱۵۰ کلمه.» سه نکته‌ی تکمیلی: ۱) نسخه‌ی اول معمولاً رسمی‌تر و پرتعارف‌تر از لازم است. بعد از دریافت، بنویسید «۳۰٪ کوتاه‌تر و مستقیم‌تر» — نتیجه تقریباً همیشه بهتر می‌شود. ۲) برای نامه‌های حساس (استعفا، اعتراض، درخواست حقوق) دو نسخه با دو لحن بخواهید و از ترکیب‌شان نسخه‌ی خودتان را بسازید. تصمیم لحن با شماست، نه مدل. ۳) اطلاعات واقعی حساس را در پرامپت نگذارید — به‌جای نام و شماره‌ی واقعی از [نام گیرنده] و [شماره قرارداد] استفاده کنید و بعد از تولید متن، خودتان جایگذاری کنید. متن نهایی هیچ فرقی نمی‌کند و داده‌ی حساس‌تان هم جایی نرفته.